Informatie over archiefdozen
Bij ArchiefdozenShop vindt u voor elke situatie de juiste archiefdoos.
Belangrijk is om eerst goed te inventariseren welke documenten u wilt archiveren. Om hoeveel documenten gaat het, wat is de grootte en welke ruimte is beschikbaar? En wat is de bewaartermijn?
Er zijn twee soorten archieven: het archief dichtbij de werkplek wordt het dynamische of actieve archief genoemd.
Dit archief bestaat uit allerlei mapjes, bakjes en ordners waarin documenten bewaard worden die regelmatig gebruikt worden. Documenten die niet meer zo vaak gebruikt worden, maar wel bewaard moeten blijven of die soms nog nodig zijn, worden gearchiveerd in een statisch of passief archief.
Met een efficiënt archiefsysteem zorgt u ervoor dat u geen werktijd verspilt met het zoeken naar de juiste documenten. Dit levert niet alleen een tijdsbesparing op, maar ook een aanzienlijke geldbesparing. Nog meer besparen kunt u door uw documenten uit de ordners te halen en in een archiefdoos te bewaren. Uw ordners kunnen weer hergebruikt worden. Door de archiefdozen in een archiefcontainer te plaatsen hoeft u bovendien geen dure archiefkasten aan te schaffen. Archiefdozen zijn zowel in A4 als in folio formaat te verkrijgen. Ze worden plano aangeleverd en zijn gemakkelijk en snel in elkaar te zetten. Er zijn archiefdozen die speciaal geschikt zijn voor het opbergen van ordners en ringbanden en voor het opbergen van hangmappen in A4 en folio formaat.
Documenten van historisch belang, die dus lang bewaard moeten blijven kunt u het beste archiveren in zuurvrije archiefdozen. Deze dozen zijn speciaal gemaakt om de inhoud te beschermen tegen invloeden van buitenaf, zoals schadelijke UV-straling. Zelfs de bedrukking en de belijming bevatten geen schadelijke stoffen. Gemeente-archiefdozen zijn gemaakt van extra sterk karton waardoor de doos perfect voor lange tijd in vorm blijft.
Hoe lang een document bewaard moet blijven is afhankelijk van het soort document. Zakelijke stukken zoals jaarrekeningen, verkoopadministratie, loonadministratie e.d. moeten min. 7 jaar bewaard blijven. Maar patiëntendossiers bijvoorbeeld min. 15 jaar.
Voor meer informatie of een archiveeradvies op maat, neem gerust contact met ons op.
